Telefonknigge

4.10.2007, 15:00

10 goldene Regeln beim Telefonieren

Zu jedem Telefon gibt es zwar technische Datenblätter und Gebrauchsanweisungen – die Bedienungsanleitung für „das gute Gespräch“ jedoch fehlt. Wir haben Ihnen die wichtigsten Regeln für eine vorbildliche Gesprächstechnik kurz zusammengestellt.

Telefonknigge (PDF, 237KB)

Der erste Eindruck zählt.
Melden Sie sich immer zuerst mit dem Namen des Unternehmens und Ihrem Vor- und Nachnamen.

Immer schön locker bleiben.
Je wichtiger ein Telefongespräch ist, desto angenehmer sollte die Atmosphäre sein, in der Sie es führen. Wählen Sie also vor dem Gespräch eine Umgebung, in der Sie sich wohl fühlen – und in der Sie von Vorteil auch ein wenig herumspazieren können.

Bitte recht freundlich.
Auch wenn Sie Ihr Gesprächspartner nicht sieht: setzen Sie immer ein freundliches Gesicht auf – denn das überträgt sich auch auf Ihre Stimme.

Nicht mit der Tür ins Haus.
Erkundigen Sie sich gleich zu Gesprächsbeginn, ob der oder die Angerufene wirklich Zeit für Sie hat. Die besten Telefonzeiten sind in der Regel von 9.00 – 11.30 Uhr und 14.00 – 16 Uhr.

Zur Sache, bitte.
Notieren Sie sich vor dem Telefongespräch Ihre Ziele und kommunizieren Sie diese Ihrem Gesprächspartner klar. Nach dem Gespräch vermerken Sie - die Abmachungen und Aufgaben und senden diese per E-Mail an Ihren Gesprächspartner.

Volle Aufmerksamkeit dem Gesprächspartner.
Unterbrechen Sie laufende Diskussionen oder Besprechungen nur in wirklich dringenden Fällen wegen eines eingehenden Anrufs.

Persönliche Note zählt.
Standard-Ansagen sind auf Ihrer COMBOX weniger willkommen – sprechen Sie lieber eine persönliche Begrüssungsansage auf Ihre COMBOX.

Bleiben Sie dran.
Beantworten Sie Mitteilungen auf Ihrer COMBOX möglichst rasch. Auch bei Zeitmangel lieber kurz und knapp antworten, als lange nichts von sich hören lassen.

Der gute Ton.
Auch beim Klingelton gilt: je dezenter, desto besser.

Pssssssst.
Handhaben Sie Telefonate in der Öffentlichkeit diskret – Ihre Umgebung aber auch Ihre Gesprächspartner sind Ihnen dankbar.

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